Numériser, structurer et indexer les documents

Fiche de révision de Systèmes d'information de gestion, Terminale STMG, chapitre 17 (thème : Système d'information et échange).

Dans ce chapitre, tu vas apprendre à :

distinguer les opérations de numérisation, de structuration et d'indexation d'un document ;
repérer les contraintes de ces opérations : techniques, juridiques, humaines et financières ;
expliquer le rôle de l'hyperlien, des métadonnées, de la syndication et du référencement ;
décrire les fonctions et les outils de la gestion de contenu documentaire ;
expliquer comment un moteur de recherche retrouve un document.

L'essentiel à retenir

Pour faire circuler ses documents, l'organisation les numérise, les structure et les indexe, selon des règles communes. La numérisation produit une copie numérique ; elle impose des contraintes de lisibilité, de preuve, de coût et de sécurité. La structuration organise le contenu avec un plan de classement, des hyperliens et des métadonnées ; la syndication et le référencement le diffusent et le rendent visible. L'indexation décrit le document par des mots-clés pour le retrouver. La gestion de contenu documentaire organise la vie des documents avec des outils comme la GED et le moteur de recherche. Elle respecte le RGPD.

Les mots-clés du chapitre

Document: Ensemble d'informations enregistrées sur un support, qui forme un tout.
Numérisation: Production d'une copie numérique d'un document sur support physique.
Reconnaissance optique de caractères (OCR): Transformation de l'image d'un texte en texte modifiable.
Dématérialisation: Remplacement des documents papier et des échanges physiques par des documents et des échanges numériques.
Copie fiable: Copie identique à l'original, à l'intégrité garantie dans le temps. Elle a la même force probante que l'original (Code civil, article 1379).
Structuration: Organisation d'un contenu en éléments identifiés et reliés, selon des règles communes.
Plan de classement: Arborescence de dossiers commune à toute l'organisation.
Hyperlien: Élément d'un document sur lequel on clique, et qui renvoie vers une autre partie du document ou une autre ressource.
Métadonnées: Données qui décrivent un document (titre, auteur, date, sujet, format).
Dublin Core: Standard de 15 éléments de métadonnées, normalisé par l'ISO.
Syndication: Diffusion automatique des nouveaux contenus d'un site sous forme de flux (RSS, Atom).
Référencement: Actions qui rendent un site visible dans les moteurs de recherche.
Indexation: Description du contenu d'un document par des mots-clés, pour le retrouver.
Vocabulaire contrôlé: Liste fermée de mots-clés autorisés pour indexer.
Thésaurus: Vocabulaire contrôlé organisé, avec synonymes et termes plus larges ou plus précis.
Gestion de contenu documentaire: Méthodes et outils qui organisent la vie des documents.
Gestion électronique des documents (GED): Logiciel qui capture, indexe, stocke et diffuse les documents numériques.
Système de gestion de contenu (CMS): Outil qui permet de créer et publier un site Web sans programmer.
Moteur de recherche: Logiciel qui explore, indexe puis affiche les documents répondant à une requête.

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